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Par Kristen Hateley • mars 31, 2020

COVID-19 et Cloud : comment télétravailler efficacement ?

Découvrez nos conseils pour maintenir votre productivité et l’engagement de vos collaborateurs au maximum, même à distance.

 

Suite aux récentes obligations gouvernementales liées à la crise sanitaire du Covid-19, le télétravail, quand c’est possible, devient obligatoire et pour une période encore incertaine. Alors que certaines organisations se sont montrées plutôt réticentes à l’idée de généraliser le travail à distance, notamment par crainte d’une baisse de productivité, nous sommes au contraire convaincus que le Cloud vous apporte des solutions rapides efficaces. Et nous vous donnons la réponse dans cet article. 

 

Quels sont les outils pour optimiser communication, sécurité et gestion documentaire ?

 

Pour mieux appréhender le travail à distance, chaque employé se doit d’avoir accès à des équipements adaptés, une connexion Internet de qualité, et pouvoir installer applications ou logiciels spécialisés.

Parmi vos collaborateurs, certains ont peut-être déjà un ordinateur ou un smartphone professionnel, rendant donc plus confortable la transition vers le télétravail. Pour d’autres en revanche, l’usage de ces outils de travail à distance est nouveau et peut s’avérer compliqué.

Dans le cas par exemple d’absence de connexion Wifi depuis un ordinateur. Pour y remédier, la fonctionnalité partage de connexion présente sur l’ensemble des smartphones permet un partage de données vers plusieurs appareils, en utilisant les données 3G ou 4G incluses dans votre forfait mobile.

Et, si votre forfait Internet ne vous permet pas une consommation élevée de données mobiles, vous pouvez aussi considérer l’achat de clés Wifi. Ces codes à utilisation limitée donnent accès temporairement à différents réseaux Wifi situés en zones urbaines, fournis par les opérateurs mobiles classiques, et donc sécurisés. 

Il est également important d’appréhender les outils matériels dont bénéficient vos collaborateurs à leur domicile par rapport à l’usage qu’ils en feront désormais en période de confinement : utilisent-ils un ordinateur portable ou un ordinateur fixe ? Ces appareils sont-ils capables de supporter les logiciels utilisés par votre entreprise ? Leur bureau est-il propice à un travail à distance ? Ont-ils besoin d’un double écran ? 

En effet, l’utilisation des outils cloud sera optimisée si vos collaborateurs bénéficient d’un espace de travail adapté à leurs besoins.  

Enfin, face à cette situation inédite, des solutions alternatives verront le jour, vous aurez peut-être des collaborateurs qui travailleront uniquement depuis leur smartphone, ou tablette tactile. Pour améliorer l’ergonomie de ces appareils, vous pouvez recommander l’achat d’un clavier Bluetooth.

Et si vous êtes déjà passés au Cloud…

… vos conditions sont sûrement optimales pour réussir à maintenir un niveau de productivité et de collaboration élevé. ll ne faut pas cependant négliger l’aspect sécuritaire de ces environnements de travail. Nous vous conseillons donc, si cela n’est pas déjà le cas, de mettre en place l’authentification à double facteur, afin de renforcer davantage la sécurité des données de chacun.

… il est possible aussi que l’adoption des outils ne soit pas à la hauteur de vos attentes initiales. Que vous soyez passés sur G Suite ou Office 365, il est temps d’encourager vos collaborateurs à travailler en ligne. Vous diminuerez ainsi les risques d’interruptions de service, de perte de données dues à un stockage en local, ou bien de surcharge des serveurs de votre entreprise, dans le cas d’un accès via VPN, par exemple. 

Ces solutions de stockage en ligne, Google Drive pour G Suite, et OneDrive, SharePoint ou Teams pour Office 365, sont accessibles depuis n’importe quel navigateur et tous types d’appareils. La collaboration et la communication entre tous vos utilisateurs sont donc grandement facilités et simplifiés.

Si vous avez peur que ces solutions en ligne nécessitent un accès permanent à Internet, il est également possible de travailler hors-ligne. Stockez vos fichiers hors-connexion grâce à OneDrive Sync ou Drive (Drive File Stream, Backup & Sync). Organisez également votre boîte mail grâce à Gmail hors connexion, pour pouvoir travailler dans les meilleures conditions, même sans accès à Internet. Une fois la connexion retrouvée, vos fichiers seront automatiquement synchronisés dans le cloud, et vos mails rédigés hors-connexion s’enverront immédiatement !

La communication: tenir l’ensemble des collaborateurs au courant des informations importantes

Qui dit télétravail dit forcément diminution des contacts entre collègues. Il n’en demeure pas moins que plusieurs outils vous permettent de tenir vos collègues informés des actualités de l’entreprise, et de garder contact avec l’ensemble de votre entreprise. 

Même si l’email reste le canal de communication classique, il est déconseillé d’utiliser uniquement la communication verticale durant des circonstances exceptionnelles et stressantes telles que celles engendrées par la crise sanitaire actuelle. Priviliégiez donc l’utilisation de réseaux sociaux d’entreprise - RSE, comme Workplace ou Yammer, doit être privilégiée.

Grâce à ces RSE, l’ensemble des employés peuvent se connecter depuis n’importe quel appareil, et prendre à tout moment des nouvelles de leurs collaborateurs.

Si vous avez d’importantes annonces, la fonctionnalité diffusion en direct peut se montrer très utile. Tout d’abord, elle permet la transmission d’informations sous forme de streaming vidéo, rendant le contenu plus facile à assimiler, mais également parce que la rediffusion reste disponible à tous, pour donner à vos collaborateurs la possibilité de revoir l'événement.

Avec les RSE, vos collaborateurs peuvent partager et recevoir des informations en temps réel à l’échelle de l’entreprise, et maintiennent ainsi un sentiment d’unité au sein de votre organisation.

Créer un espace de travail virtuel : appels vidéos quotidiens, conversations équipes Teams/Hangouts

Nous ne sommes pas tous enthousiastes quand il s’agit de travailler à distance. En effet, une bonne majorité de collaborateurs préfèrent conserver des conditions de travail traditionnelles, avec leurs équipements informatiques bien installés et surtout une proximité immédiate de leurs collègues.

Pourtant, il est possible de reproduire facilement cette vie d’équipe, et conserver des interactions dynamiques, même en ligne. Une astuce par exemple est d’instaurer un appel vidéo quotidien d’équipe   afin de  partager le programme de la journée de chacun des collaborateurs. Qui fait quoi ? Quelles sont les dernières nouvelles de la vie de votre équipe ? Ce rendez-vous récurrent permettra de maintenir l’esprit d’équipe et la distribution des responsabilités au sein de vos groupes de collaborateurs.

Si vos collaborateurs ne sont pas habitués aux appels vidéos, n’oubliez pas d’effectuer des tests préalables, et de leur partager les ressources nécessaires à la prise en main de ces nouvelles pratiques.

Pour mieux réussir vos réunions d’équipe, le partage d’écran est une fonctionnalité précieuse durant vos visioconférence : voir, discuter avec ses collègues et avoir accès aux mêmes ressources au même moment. En combinant vidéo et partage d’écran, tous les avantages de la collaboration sont conservés, alors même que vous êtes situés à différents endroits dans le Monde !

Vous pouvez également considérer la création d’une conversation Hangouts Chat, Google+/Currents, ou Microsoft Teams, avec l’ensemble des membres de votre équipe. Ainsi, ils pourront échanger facilement, en temps réel depuis tout appareil, et avoir des réponses plus rapidement à leurs questions.

Insistez enfin auprès de vos collaborateurs pour avoir les agendas à jour ! Un rendez-vous est annulé ? Supprimez le de votre calendrier, pour permettre à vos collègues d’avoir une visibilité complète et à jour sur vos disponibilités, même à distance.

En résumé, quelques bonnes pratiques pour réussir à travailler efficacement à distance  :

  • Mettre à jour votre agenda pour que vos collaborateurs soient au courant de votre disponibilité
  • Activer votre caméra et encourager vos interlocuteurs à en faire de même pendant les réunions pour montrer que vous êtes engagés dans la discussion, pour mieux interagir et rester focus sur l’objet de la réunion 
  • Interagir avec vos collègues pour ne pas s’isoler
  • Partager avec vos collègues comme vous le feriez si vous étiez au bureau
  • Résister à l’envie de travailler plus tard que d’habitude ou de modifier drastiquement vos horaires de travail pour être à la fois en phase avec vos collègues et pour éviter les burnouts
  • Désactiver les notifications professionnelles en dehors de vos heures de travail, pour éviter la tentation de travailler en dehors des horaires habituels

Pour en savoir plus, découvrez les meilleurs astuces pour travailler à distance sur G Suite ou sur Microsoft Teams.