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Par Kristen Hateley • avril 7, 2020

Vous travaillez à domicile ? 7 fonctionnalités G Suite à savoir pour rester productif et connecté !

Dans le monde entier, des millions de collaborateurs travaillent aujourd’hui depuis leur domicile pour limiter la propagation de COVID-19. Pour certains, il s'agit d'une nouvelle façon de travailler, et nous sommes tous confrontés au défi de savoir comment communiquer et collaborer à distance. Pour ceux qui utilisent déjà G Suite, le moment est venu d'en explorer toutes les fonctionnalités. Avec G Suite, le travail à distance est un jeu d'enfant. 

 

Créez un salon (ou une discussion de groupe) pour votre équipe dans Hangouts Chat

Lorsque vous n'avez plus vos collègues à quelques mètres de vous, vous pouvez vous sentir seul, et il peut vous manquer de pouvoir poser une question à haute voix et obtenir une réponse immédiate. Heureusement, avec le Hangouts Chat, vous pouvez vivre la même expérience avec des collègues connectés à distance. Même si vous devez vous éloigner de votre ordinateur, vous pouvez facilement accéder à l'application depuis votre téléphone. 

De plus, Hangouts Chat vous permet d'organiser le chat par fils de discussion. Cela signifie que vous pouvez poursuivre une conversation et ne pas la perdre dans le flux d'allers et retours. 

Pro tip : Configurez Drive bot pour recevoir des notifications sur les fichiers partagés avec vous directement dans le chat.

 

Organisez une réunion quotidienne via Hangouts Meet

Si le chat est un excellent moyen d'obtenir des réponses rapides, il est plus facile de maintenir une connexion personnelle lorsque vous pouvez vous voir et vous entendre. Parfois, les nuances se perdent lorsqu'on se fie aux messages textes. 

Organiser une réunion vidéo tous les jours avec l'équipe est non seulement formidable pour maintenir la connexion, mais aussi utile pour que les gens puissent partager ce sur quoi ils travaillent. Il est important d'éviter de se sentir isolé juste parce que vous êtes loin de vos collègues et le fait de partager ce que vous faites peut vous permettre de rester concentré. C'est important lorsque vous travaillez à la maison avec des distractions auxquelles vous n'êtes généralement pas confronté lorsque vous êtes au bureau.

Vous pouvez également utiliser la fonction de partage d'écran pour que tout le monde puisse littéralement partager la même vision. Lorsque vous présentez un plan de projet ou que vous partagez un calendrier de groupe, vous pouvez reproduire l'expérience qui consiste à expliquer quelque chose à votre collègue comme s'il était juste à côté de vous. 

Si un collègue ne peut pas être présent, vous pouvez désormais profiter de la fonction d'enregistrement, même si vous n'avez pas de compte G Suite Entreprise.
Pour aider les gens pendant l’épisode de COVID-19, G Suite offre à tous les clients les fonctionnalités avancées du compte Entreprise, gratuitement !

 

Partagez une liste de choses à faire via Keep

Si vous êtes habitué à partager certaines tâches avec vos collègues, créez une liste de tâches et partagez-la avec votre équipe. En parcourant la liste, vous pouvez cocher des éléments et les membres de votre équipe pourront suivre votre progression. 

Si vous avez besoin d'une solution plus puissante, vous pouvez créer un plan de projet dans Google Sheets. Veillez à profiter de l'option de filtrage des vues pour que tous les membres de l'équipe puissent voir une vue différente en même temps. 

 

Collaborez efficacement grâce au mode commentaires et suggestions 

Si vous travaillez sur le même dossier que des collègues et que vous avez besoin de donner votre avis, profitez de la fonction de commentaires ou du mode de suggestion. Avec les commentaires, vous pouvez mentionner un collègue en tapant le signe "@" devant son nom ; la personne recevra alors le commentaire directement par e-mail et n’aura qu’à cliquer pour aller directement à la partie concernée du document. Ces courriels sont dynamiques, donc si vous laissez une série de commentaires, le courriel initial sera automatiquement mis à jour plutôt que d'envoyer plusieurs courriels inutilement.

Lorsque vous balisez un collègue, vous pouvez également lui attribuer une tâche. Cela permettra également de générer un courriel pour l'informer. Il suffit à l'utilisateur de cliquer directement sur le commentaire pour indiquer que la tâche a été effectuée - pas besoin d'envoyer un courriel ou un message supplémentaire. Cette fonction est particulièrement utile si vous n'avez pas le temps de travailler immédiatement sur quelque chose. 

Pro tip : Vous pouvez configurer un Drive bot directement dans le chat si vous préférez recevoir les notifications immédiatement dans le chat lorsqu'un fichier est partagé ou qu'un commentaire est ajouté. 

Vous pouvez effectuer une recherche dans Drive par "non résolu" pour trouver les tâches qui vous ont été assignées et que vous n'avez pas encore traitées. 

Action Items French

Utilisez Drive et Gmail Offline si votre connexion internet à domicile fait défaut

Une connexion internet défectueuse à la maison ne doit pas vous arrêter dans votre élan. Activez l'accès hors ligne pour Drive et Gmail dans leurs paramètres respectifs. Si vous avez quelques minutes sans Internet, vous pouvez maintenant continuer à travailler sur votre document sans interruption, ou écrire des courriels qui seront envoyés dès qu'Internet sera rétabli. 

 

Installez les applications sur votre téléphone afin de pouvoir rester connecté lorsque vous devez vous éloigner de l'ordinateur

En travaillant à domicile, vous devrez parfois vous éloigner de l'ordinateur ou adapter vos horaires de travail. Cela est particulièrement vrai pour les parents, maintenant que les écoles sont fermées dans de nombreux pays. Pour rester connecté sans rester collé à l'ordinateur portable, téléchargez les différentes applications de G Suite sur votre téléphone. Si vous avez un téléphone Android, la plupart y sont déjà installées. Les applications sont particulièrement conviviales et fluides, vous pouvez facilement joindre un appel vidéo ou modifier un fichier avec un grand confort. 

 

Utilisez Google Groups et les lecteurs partagés

Si vous ne disposez pas encore d'un lecteur partagé et d'un groupe Google pour votre équipe, c'est le moment de les créer. Un groupe Google vous donne une adresse électronique pour l'équipe afin que vous puissiez la garder en copie et vous assurer que tout le monde est toujours au courant. Cela facilite également le partage avec l'équipe puisque vous pouvez partager avec le groupe au lieu de taper chaque nom ou adresse électronique individuellement.

Le Drive partagé permet de conserver tous vos fichiers au même endroit, de sorte que personne ne perde de temps à chercher. Si vous avez déjà conservé des fichiers sur votre disque dur personnel ou sur votre ordinateur portable et partagé plusieurs versions, sachez que vous n'avez rien à perdre en commençant à travailler sur un seul fichier partagé. Google dispose d'une excellente fonction d'historique des versions, accessible dans le menu Fichier, qui vous permet de restaurer facilement les versions précédentes. Vous pouvez également consulter l'historique par cellule dans Google Sheets. Ainsi, s'il y a une erreur de frappe quelque part, dont vous êtes responsable et pouvez facilement la corriger.

Si vous profitez de toutes ces fonctionnalités, votre travail à domicile se fera sans heurts et sans douleur. Peut-être même souhaiteriez-vous travailler à domicile de temps en temps, même après la reprise de l'activité normale des entreprises ! 

Bonne chance et restez en sécurité !