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Che Workplace from Facebook possa rivoluzionare le dinamiche della comunicazione aziendale è un dato di fatto. Ma per comprenderne appieno il potenziale, può essere utile partire da ciò che i professionisti della comunicazione interna percepiscono quotidianamente come barriera al successo delle proprie attività: secondo lo State of the Sector 2019 di Gatehouse, il problema più serio è il rapporto tra il volume della comunicazione (alto) e il tempo (poco) che i destinatari possono dedicare alla lettura dei messaggi. Ciò non stupisce: in un mondo che è sempre più competitivo e in cui non c’è mai tempo per fare tutto, una buona comunicazione interna è quella che trasmette i messaggi e costruisce la cultura aziendale senza inondare i destinatari con fiumi di parole, ma in modo diretto, veloce ed efficace.

Altro problema evidenziato dallo studio è l’assenza di strumenti tecnologici adatti allo scopo: buona parte delle aziende si affida alla Intranet per le comunicazioni interne e, soprattutto, alle newsletter via e-mail. In questo modo, esse si scontrano inevitabilmente con mailbox stracolme di messaggi non letti e con percentuali di apertura/lettura trascurabili. Infine, nonostante l’elenco possa andare avanti per pagine intere, si sottolinea un altro pain point particolarmente sentito da chi si occupa di comunicazione interna: la difficoltà di raggiungere tutta la workforce, un problema che riguarda soprattutto i firstline worker (coloro che lavorano nei punti vendita, in produzione, nella logistica…) e, soprattutto, chi non ha neppure l’e-mail aziendale. Uno studio effettuato con oltre 4.000 tra decision makers e frontline workers ha infatti rivelato che solo il 14% della forza lavoro si ritiene connesso con il proprio Headquarter, percentuale che si riduce al 3% se si fa riferimento ai livelli più alti della dirigenza.

 

Workplace from Facebook: come usarlo e best practice

Di fronte a queste barriere, uno strumento come Workplace from Facebook ha senza dubbio un enorme potenziale disruptive, e non è un caso che ci siano ancora aziende che – proprio per questo motivo - lo guardano con un po’ di timore: lo strumento abbatte i silos di comunicazione, cambia la cultura aziendale, sostiene il valore della condivisione, della trasparenza e dà voce in capitolo a tutta la workforce. È un cambio epocale, e per questo va programmato, studiato e gestito con cura, sia in fase di implementazione sia di gestione successiva al lancio. I risultati, dal canto loro, possono essere eccezionali proprio perché lo strumento supera in un colpo solo tutti i problemi che i professionisti fronteggiano ogni giorno: Workplace propone una user experience pressoché perfetta (d’altronde, è la stessa di Facebook), si fonda sul principio della comunicazione istantanea, con messaggi brevi e notifiche immediate, è uno strumento tecnologicamente molto avanzato e raggiunge chiunque, anche chi non ha l’e-mail.

Quindi, come sfruttare Workplace from Facebook per migliorare i risultati della comunicazione interna? Qui si entra nel campo delle best practice e gli esempi non mancano di sicuro. Primo obiettivo da raggiungere è, solitamente, quello di informare tutta la workforce: ciò si può ottenere, per esempio, creando un gruppo specifico per gli annunci aziendali, una classica comunicazione top-down che, pur non sfruttando appieno le potenzialità della piattaforma, ha il vantaggio di raggiungere chiunque possieda uno smartphone e non crei ulteriore sovraffollamento nelle caselle e-mail; proprio per questo scopo, alcune aziende hanno anche creato un gruppo per le company newsletter, altro strumento che mantiene il proprio valore informativo ma viene svincolato dai limiti dell’e-mail. Tutto ciò deve logicamente tenere in considerazione l’estensione geografica dell’azienda: i gruppi top-down per gli annunci possono riguardare l’intera organizzazione, ma anche specifiche filiali, dipartimenti, regioni e via dicendo. Tra notifiche, feedback immediati e stimolo alla condivisione, i risultati non potranno che essere (molto) migliori rispetto ai soliti. 

 

Workplace avvicina le persone e favorisce la condivisione

Workplace from Facebook avvicina, ‘collega’ le persone e abbatte i silos di comunicazione, risultando davvero rivoluzionario. Per rendere le comunicazioni interne più efficaci, la migliore strategia consiste nello sfruttare al 100% questa dote della piattaforma, che peraltro si manifesta in tutti i suoi strumenti: non solo nell’organizzazione in gruppi, la cui struttura è uno dei pilastri di ogni progetto atto a portare Workplace in azienda, ma anche nella possibilità di realizzare Live Video, sfruttare i chatbot e organizzare con estrema semplicità riunioni con team distribuiti in ogni parte del mondo. Per esempio, lo strumento del video in diretta può essere usato dal CEO e dagli altri manager per condividere, a livello di intera azienda o di gruppo, i risultati raggiunti, la visione e i progetti per l’anno successivo, ottimizzando quel mix tra comunicazione top-down e feedback istantaneo che è alla base di una nuova cultura basata sull’inclusione e la partecipazione. Anche qui, i risultati in termini di adozione ed engagement non possono che essere eccezionali.

 

Sfruttare i feedback per crescere

Un’altra ipotesi interessante, peraltro già adottata da molte aziende, consiste nello sfruttare le caratteristiche di Workplace from Facebook per ottenere idee e spunti con cui migliorare e innovare la gestione del business. Non bisogna dimenticare, infatti, che i dipendenti hanno tutto l’interesse nel migliorare, per sé e quindi per tutti, il modo in cui si lavora e si gestiscono procedure e processi. Questo c’è sempre stato, ma le idee innovative hanno sempre faticato ad emergere proprio per l’assenza di uno strumento di comunicazione immediata e diretta con i vertici dell’azienda. Workplace, dal canto suo, è proprio nato per favorire la rapidità di comunicazione e rende semplicissimo per chiunque condividere il proprio pensiero all’interno di gruppi dedicati ad idee, spunti, proposte e innovazione.

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