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La comunicazione interna è un elemento vitale per ogni organizzazione, a prescindere dalle dimensioni. Ciò che distingue una startup da una multinazionale è certamente la complessità gestionale, ma la necessità di comunicare, trasmettere informazioni e valori all’interno della struttura, è imperativa in ogni azienda.

Come spesso accade, un conto è svolgere certe attività, un altro è riuscire a massimizzarne l’efficacia in funzione dei modelli organizzativi e di modalità di comunicazione che cambiano con straordinaria velocità: oggi, per quanto rimangano fattori determinanti per la gestione del personale, limitare la comunicazione interna alla condivisione di risultati, informazioni, dati e obiettivi non può essere considerato eccellente né dal punto di vista concettuale né strategico. Innanzitutto, perché la classica comunicazione top-down, che avrà sempre un fondamentale valore informativo, non mette in primo piano le persone, non favorisce il dialogo né si basa su quella condivisione di valori e di esperienze tra le persone che sono i punti cardine della comunicazione 2.0. In più, limitarsi a una comunicazione unidirezionale significa aver difficoltà a diffondere i valori aziendali e non riuscire a creare engagement con la risorsa più importante dell’azienda: quella umana.

La comunicazione interna di oggi deve fare di più: deve informare, senz’altro, ma deve fare in modo che dipendenti e collaboratori si sentano parte del tutto, di un gruppo che ha una storia, dei valori, una cultura e degli obiettivi comuni che persegue con la partecipazione di tutti. Questo risultato lo si ottiene solo in un modo: mettendo le persone al centro e coinvolgendole il più possibile. D'altronde, nonostante in azienda convivano diverse generazioni di persone, e come tali abituate a comunicare in modo differente, ormai tutte apprezzano un contatto rapido, veloce; tutti conoscono i social network e quindi le modalità di condivisione immediata, trasparente ed efficace.

 

Le sfide della comunicazione interna 2.0

Osservando qualche numero, fa piacere constatare quanto le aziende si stiano muovendo per promuovere la comunicazione ‘a due vie’: secondo State of the Sector 2019 di Gatehouse, nonostante l’attività di comunicazione principale restino i corporate announcement, più dell’80% delle aziende incoraggia la comunicazione bidirezionale con i propri dipendenti.

Nel 2019, una strategia di comunicazione efficace è dunque quella che segue due binari paralleli: uno che si potrebbe definire tradizionale, nel quale rientrano i corporate announcement di cui sopra, i dati, i comunicati, le decisioni, le normative, i video del CEO e tutto ciò che è giusto sia unidirezionale, e un altro di comunicazione più informale, che invece è basato sulle conversazioni, contribuisce alla cultura aziendale, crea auto-formazione (riducendo i costi per l’azienda), supporta la collaborazione, il dialogo alla pari tra le persone e riduce le divisioni ed è ciò che potrebbe trasformare i dipendenti in ambassador del brand, con tutte le positive conseguenze del caso. Un tipo di comunicazione non esclude l’altro: anche qui, l’unione fa la forza.

 

Gli ostacoli alla comunicazione: tecnologie e mezzi inadeguati

Ciò nonostante, esistono diverse barriere all’affermazione di un modello comunicativo capace di trasformare chi lavora per l’azienda in un ambassador. Tra le righe dello stesso documento si legge che due dei principali ostacoli al successo della comunicazione interna sono “assenza di tempo per leggere le comunicazioni” e “tecnologia inadeguata”, che insieme formano un mix preoccupante: il primo fattore è però una conseguenza della comunicazione non interattiva, che non prevedendo un feedback, finisce per confondersi con tutto il resto, non suscitare curiosità e quindi diventare quasi trasparente.

Il secondo è invece un ostacolo importante che deriva da un serio problema di frammentazione presente in alcune realtà aziendali: le persone ricevono centinaia di mail al giorno, col risultato di perdere le informazioni importanti, tendono ad usare gli strumenti sbagliati per dialogare (come l’email, appunto), oppure si affidano, in assenza di una piattaforma predefinita, agli stessi strumenti che usano fuori dall’ufficio: questo è il motivo per cui tantissime persone usano ancora Whatsapp per comunicare con i colleghi, magari all’interno di gruppi ad hoc.

 

La comunicazione ispirata ai social network

La comunicazione interna 2.0 deve essere dunque basata su un modello peer-to-peer, deve essere veloce, intuitiva e accessibile a tutti. Soprattutto, deve essere semplice. I social network, che tutti conoscono al di fuori dell’ambiente di lavoro e che tutti sanno usare, possono essere un modello cui ispirarsi: se anche a qualcuno può sembrare un ossimoro avvicinare social network e produttività, il concetto su cui occorre riflettere è sempre l’engagement, che è il pilastro del nuovo modo di comunicare e interagire.

Si prenda Facebook, per esempio: lo strumento non è nato per una comunicazione top-down, ma per la condivisione delle esperienze, per permettere il contributo di tutti, per raccogliere opinioni, conversare e creare connessioni. Lo stesso concetto, declinato all’interno di una grande realtà aziendale in cui le persone difficilmente vivono momenti di condivisione, può essere risolutivo: può eliminare i silos comunicativi tra le funzioni (si pensi al marketing e alle vendite, per esempio), permette un dialogo costante tra filiali lontane, ma soprattutto dà un microfono alle persone che lavorano per l’azienda e permette loro di contribuire alla crescita dell’organizzazione. Inoltre, il social network è accessibile sempre, ovunque, con qualsiasi dispositivo e lo sanno già usare tutti. Non c’è bisogno di lunghe sessioni di formazione, altro aspetto da prendere in considerazione.

Per questi motivi, una comunicazione ispirata alle dinamiche di un social network aumenta la produttività, non la diminuisce: basta vedere quanto i brand B2C usano Facebook per ingaggiare e coinvolgere i potenziali clienti; se l’azienda è in grado di fare lo stesso con i suoi dipendenti, avrà persone in tutto il mondo disposte a diffondere i propri valori, ma soprattutto avrà una comunicazione interna estremamente efficace e con risultati sotto gli occhi di tutti.

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