Tags: Cloud

Sulla scia del COVID-19, le aziende di tutto il mondo si trovano ad affrontare la sfida di abilitare il lavoro a distanza. Tutte quelle aziende che in precedenza erano reticenti circa lo smart working per paura di una riduzione della produttività e della collaborazione, sono ora costrette a reagire rapidamente e a preparare un piano.

Durante questo iniziale periodo di adattamento, è fondamentale adottare e diffondere linee guida e corrette abitudini affinché questa transizione proceda senza intoppi.

In questo articolo spiegheremo come utilizzare al meglio il cloud per mantenere alte produttività, collaborazione e morale dei propri dipendenti pur facendoli lavorare al sicuro nelle proprie case.

 

Che cosa è necessario?

In qualsiasi ufficio è possibile trovare persone in grado di lavorare in modo indipendente, senza la necessità di frequenti collaborazioni e interazioni con altri colleghi. Nella maggior parte dei casi, tuttavia, i dipendenti hanno bisogno di interfacciarsi continuamente tra di loro e con i sistemi informatici e, per poterlo fare, devono disporre di dispositivi adeguati, di un accesso a Internet e alle applicazioni aziendali richieste per il lavoro quotidiano.

Per i dipendenti provvisti di laptop e telefono aziendale iniziare a lavorare da casa è un gioco: anche in assenza di Internet domestico, il piano telefonico aziendale dovrebbe contenere dati che possono essere condivisi. In molte aziende, una parte dei lavoratori utilizza computer desktop e potrebbe non disporre di un computer personale a casa, altri potrebbero non avere un computer adeguato al proprio lavoro o potrebbero non disporre del software necessario.

All'occorrenza possono essere utilizzati dispositivi, come telefoni e tablet, provvisti di telecamere per partecipare alle videoconferenze. Una conveniente tastiera Bluetooth sarà utile per l'ergonomia. Per chiunque non disponga di una connessione Internet domestica o di un accesso affidabile a una connessione 4G, è possibile acquistare pass Wi-Fi che consentono l'accesso in tutte le aree urbane.

Se si fa affidamento su applicazioni cloud si è davvero fortunati, poiché l’accesso è garantito da qualsiasi dispositivo (e se l'autenticazione a due fattori non è ancora obbligatoria, questo potrebbe essere un buon momento per renderla tale!).

In alcuni casi si potrebbe aver già introdotto la G Suite, Office 365 o altri strumenti cloud, ma non tutti in azienda potrebbero aver adottato completamente i nuovi modi di lavorare. Se fino a oggi le persone hanno perseverato nel salvare i propri documenti sul desktop o sul server aziendale, questo è sicuramente un ottimo momento per incoraggiare l'archiviazione su cloud e prendere confidenza con tutti gli strumenti che rendono il lavoro da remoto possibile e concreto, tra cui, per esempio, le videochiamate.

Questi strumenti sono disponibili su tutti i dispositivi, sia in versione browser che da applicazione, il che significa che le persone possono collaborare e comunicare senza problemi anche senza l'accesso a un laptop aziendale.

Se il Wi-Fi non è affidabile o la connessione è lenta, i dipendenti possono beneficiare delle applicazioni in modalità offline, come per esempio OneDrive Sync, Drive e Gmail offline. Nel caso non si sia certi del fatto che i propri utenti siano a conoscenza di queste funzionalità, basterà inviare una comunicazione a livello aziendale per spiegare i passaggi necessari. Ciò manterrà lo stress basso e l’esperienza utente ottimale.

 

Mantenere l'intera azienda aggiornata con gli sviluppi

Proprio perché i dipendenti non hanno la possibilità di vedersi di persona ogni giorno, è più importante che mai garantire a tutti un facile accesso a tutto ciò che accade in azienda. Sebbene sia possibile inviare un'e-mail a livello aziendale, quella che stiamo affrontando in queste settimane è un’esperienza stressante, certamente senza precedenti, nella quale è meglio non fare affidamento esclusivamente sulla comunicazione top-down. È in momenti come questi in cui reti aziendali come Workplace from Facebook brillano per il loro valore.

Utilizzando queste reti, i dipendenti possono autonomamente assicurarsi che i colleghi sparsi per tutto il mondo stiano bene e dimostrare la propria solidarietà.

Revevol immagine articolo

In caso di un annuncio importante legati ai restringimenti dovuti al COVID-19, è possibile organizzare un videomessaggio in diretta. Il video rimarrà poi disponibile per chiunque non sia stato in grado di connettersi in tempo reale a causa delle differenze di fuso orario.

Non solo le persone possono condividere aggiornamenti in tempo reale all'interno dell'azienda e interagire con gli altri, ma viene anche mantenuta una forte sensazione di connessione e di appartenenza al gruppo.

 

Creazione di uno spazio di squadra virtuale

Mentre alcuni dipendenti saranno entusiasti di lavorare da casa, altri lo saranno molto meno. Molte persone preferiscono trovarsi in un ambiente professionale, con tutte le comodità fornite dall’azienda e i propri colleghi al fianco.

Per le persone che temono l'isolamento quando operano da remoto o che hanno difficoltà a concentrarsi a causa delle varie distrazioni presenti in casa, è auspicabile mantenere il più possibile il lavoro di squadra, organizzare meeting ricorrenti, confrontarsi sulle attività quotidiane (anche più volte al giorno) in modo che ognuno abbia chiaro quali siano i propri obiettivi di medio o breve termine e ciò che ci aspetta dalle sue attività.

Una buona e semplice soluzione è quella di organizzare una videochiamata di gruppo per condividere ciò su cui si sta lavorando. Questo favorisce il senso di connessione con i propri colleghi e dà a tutti l'opportunità di riflettere sui propri compiti per la giornata.

Un'altra valida opzione è quella di creare una chat di gruppo in Hangouts o in Teams. A tale scopo si può anche utilizzare la sezione “Post” in Teams. In questo modo, i dipendenti si potranno scambiare messaggi durante la giornata, ottenere risposte rapide a qualsiasi domanda e condividere importanti aggiornamenti.

È anche possibile aggiornare la propria disponibilità nelle app di messaggistica istantanea in modo che i colleghi sappiano sempre quando si è disponibili o meno. Eventuali riunioni annullate devono essere eliminate dal calendario immediatamente, indicando la nuova data prescelta.

Nel caso in cui i dipendenti non fossero abituati alle videoconferenze, è consigliabile effettuare alcune verifiche con loro per familiarizzare con gli strumenti. Per mantenere i vantaggi della collaborazione in tempo reale anche a distanza, i dipendenti devono sentirsi a proprio agio nel partecipare a una videochiamata.

 

Best practices:

  • Mantenere aggiornato il proprio stato o il proprio calendario in modo che le persone possano vedere che si è disponibili anche quando si lavora da remoto.
  • Accendere le telecamere durante le riunioni per garantire il massimo coinvolgimento, per sentirsi più connessi e per resistere alla tentazione di svolgere più attività in contemporanea.
  • Chattare con i propri colleghi in modo da non sentirsi isolati.
  • Condividere gli aggiornamenti con i propri colleghi come si farebbe normalmente in ufficio.
  • Resistere alla tentazione di lavorare più tardi del solito o modificare troppo il proprio orario di lavoro, sia per sincronizzarsi con i colleghi che per evitare il burnout
  • Disattivare le notifiche quando non si lavora in modo da non essere tentati a continuare a lavorare anche quando si è formalmente off.

Se la vostra azienda utilizza la G Suite, ecco i nostri migliori consigli per mantenere produttivi i propri dipendenti mentre lavorano da casa.

Avete bisogno di aiuto per iniziare con alcuni di questi strumenti o avete problemi con l'adozione e l’ingaggio degli utenti? Contattate oggi i nostri esperti e scoprite come Revevol può aiutarvi ad ottimizzare questi strumenti chiave del cloud.

Revevol - per ricevere maggiori informazioni contatta un nostro esperto