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Smart working e collaboration sono diventate le parole chiave delle organizzazioni che per raggiungere il successo puntano sull'innovazione di business, ma non tutte le aziende sono consapevoli che alla base del lavoro agile c'è prima di ogni altra cosa una buona strategia di document management. Proprio così: la capacità di orchestrare la produzione, lo scambio, l'archiviazione e la condivisione dei documenti è il vero fulcro di qualsiasi piano volto a semplificare le modalità di interazione all'interno dei team. Ed è a partire dalla suite di produttività che si costruiscono le fondamenta di una piattaforma – o per meglio dire di un'architettura – in grado di aiutare i singoli utenti e l'intera organizzazione ad affrontare la sfida dell'anywhere office. G Suite, il portfolio di strumenti per la produttività aziendale creato da Google, è in questo senso tra le proposte più duttili del mercato, in quanto nativamente progettato per essere fruito, sfruttando la potenza e la flessibilità del Cloud, su qualsiasi dispositivo. Grazie alla sua flessibilità, inoltre, G Suite riesce a integrarsi perfettamente con le soluzioni di document management più avanzate. Il che permette ai diversi dipartimenti aziendali non solo di gestire meglio i flussi documentali, ma anche di estrarre informazioni di valore dai contenuti – che costituiscono il cuore del business – e dalle modalità di utilizzo degli strumenti – che denotano come vengono svolte le attività di business.

 

In che modo G Suite favorisce l'adozione di programmi di smart working

Dalla creazione di documenti di testo fino alla compilazione di fogli di calcolo e all'editing di presentazioni dalla grafica accattivante, l'intero portfolio di programmi di G Suite di Google è studiato per offrire all'utente la migliore esperienza possibile su qualsiasi supporto e in qualsiasi situazione d'utilizzo. D'altronde è di Google che stiamo parlando, e tutti sanno quanto la user experience a cavallo dei vari applicativi risulti intuitiva e familiare, senza soluzione di continuità, passando dallo smartphone al laptop. Con la stessa filosofia con cui ha spalancato le porte del mobile Web e delle mobile app a milioni di consumatori in tutto il mondo, Google ha traslato sul piano professionale un'interfaccia univoca e riconoscibile, che non scende a compromessi nemmeno quando si tratta di accedere a funzionalità complesse da schermi di piccole dimensioni. A questo si aggiunge la possibilità di rendere la propria attività letteralmente ubiqua: con G Suite si può cominciare un progetto in ufficio, metterlo a punto in treno o in aereo e chiuderlo a casa, trovando su ciascun device utilizzato la formattazione più adatta alla sessione di lavoro e tutti i progressi sul lavoro salvati e aggiornati.

 

 

G Suite, una soluzione in Cloud disegnata per ottimizzare la collaboration

Essendo nativamente disegnata per funzionare in Cloud, G Suite è per definizione la suite perfetta per la condivisione, anche in tempo reale, del lavoro. Ciascun programma, infatti, permette a tutti i partecipanti a un progetto condiviso di collegarsi da remoto attraverso qualsiasi dispositivo, intervenire per modificare i file e visualizzare le modifiche apportate senza dover aspettare il refresh del sistema. Le possibilità sono naturalmente le medesime quando si tratta di condividere un documento con un cliente. Una nuova forma di accessibilità che rivoluziona, letteralmente, il concetto di collaborazione a distanza, abbattendo i limiti fisici e geografici per le imprese che vogliono fare business senza confini. A giovarne, ovviamente, sono la produttività e la sicurezza aziendale: secondo le analisi di Forrester Research, che ha preso in considerazione un campione di aziende che nel complesso danno lavoro a 20 mila collaboratori, con un fatturato annuale globale di oltre 3 miliardi di dollari, l'introduzione di G Suite ha generato un aumento dei ricavi pari all'1,5%, permettendo a ciascun utente di risparmiare 21 giorni lavorativi ogni anno e abbattendo i rischi di data breach del 95%. Forrester sottolinea anche che grazie a G Suite si è registrata una diminuzione del 20% delle richieste di supporto tecnico. Tutti fattori che portano le organizzazioni che hanno scelto la piattaforma di Google a sviluppare un ROI record del 331%.

 

Perché G Suite è un valido punto di partenza per il document management

Sono le caratteristiche fin qui evidenziate che fanno di G Suite lo strumento ideale per avviare o potenziare in chiave smart i processi di gestione documentale in azienda. La suite, proprio in virtù di un'architettura basata sul Cloud, si integra facilmente con i più avanzati document management system, offrendo la possibilità alle imprese di qualsiasi dimensione di scalare la soluzione man mano che aumentano i carichi di lavoro, i documenti e gli utenti. Garantendo al tempo stesso integrità e sicurezza dei dati, oltre che ottimizzazione dei costi rispetto alle attività di gestione documentale e di analisi per la generazione di insight utili a migliorare l'esecuzione dei task e i processi di business. Con G Suite è tutto già in Cloud, non bisogna far altro che partire.