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Lo sanno tutti: la G di Google – e ancor più quella di G Suite – è sinonimo di semplicità di gestione, sistemi aperti e interfacce user friendly. Ma quando si affrontano implementazioni in ambienti business, se si vuole che la suite di soluzioni per la produttività di Mountain View sprigioni il massimo potenziale, l'ideale è ricorrere a un system integrator. Ogni azienda, infatti, è un mondo a sé, con esigenze, aspettative, piattaforme tecnologiche e, soprattutto, risorse umane peculiari. Sfruttare al meglio la duttilità di G Suite e portare l'ufficio in Cloud significa orientare tutte le componenti e le competenze dell'organizzazione verso i nuovi strumenti, facendosi supportare dai partner lungo un percorso che, solitamente, si snoda attraverso cinque tappe. Eccole:

 

1. Piano di rilascio e programma pilota di valutazione

Innanzitutto, è necessario pianificare accuratamente tempi e modalità di release delle soluzioni. Non tanto per adeguarsi alle tempistiche di implementazione dei software, che risiedendo in Cloud possono essere attivati in modalità plug and play in tempo reale, quanto per eseguire un assessment sulla compatibilità con gli strumenti in uso e per non sovraccaricare divisione IT e popolazione aziendale con rilasci troppo consistenti. L'avvio di un programma pilota di valutazione delle soluzioni è una buona pratica sia per raccogliere feedback da parte degli utenti, sia per affinare il cronoprogramma del roll out.

 

2. Integrazione dell'infrastruttura

Una volta definito il piano d'azione, il passo successivo consiste nell'effettuare tutte le operazioni che consentono a software e hardware aziendali di interagire con le funzionalità del pacchetto G Suite. Se per alcuni applicativi si tratta di attivare semplici connettori, per strumenti più complessi come per esempio quelli che sottostanno alle piattaforme di collaboration e smart working – si pensi agli ambiti della cyber security, della data protection e della difesa dei perimetri aziendali – occorrono configurazioni ad hoc.

 

3. Migrazione dei dati

Delicatissima e strategica, poi, la fase della migrazione dei dati. Come anticipato, l'ecosistema Google è quanto di più aperto e flessibile esista nel mondo dell'integrazione dei software, ed è in grado di accedere a formati ed estensioni creati anche con altre piattaforme. Ma nel momento in cui si decide di puntare sul Cloud per la gestione di processi core legati alla produttività, è indispensabile garantire l'accessibilità di tutti i sistemi ai database: i dati devono infatti essere disponibili per tutte le applicazioni in uso dai collaboratori, a prescindere da dove si trovino e dal tipo di device adoperato.

 

4. Abilitazione dei dispositivi mobile

A proposito di device, non bisogna dimenticare che ciascun dispositivo mobile va configurato per abilitare i servizi di G Suite. L'operazione è relativamente semplice: basta installare le mobile app sull'hardware, che per quanto riguarda le preferenze dell'utente e i parametri di sicurezza seguirà le policy stabilite dal responsabile dei sistemi informativi nella fase di integrazione dell'infrastruttura.

 

5. Change management & Training

Questo step viene qui indicato come quello finale, ma in realtà dovrebbe accompagnare l'intero percorso di avvicinamento della popolazione aziendale ai nuovi strumenti. Il Change management è infatti fondamentale sia per far comprendere a ciascun utente quali sono i vantaggi concreti che otterrà grazie all'adozione della suite di produttività di Google, sia per coinvolgerlo nella messa a punto delle soluzioni implementate. Le attività di training e di aggiornamento, infine, non dovrebbero essere viste come semplici programmi di formazione propedeutici all'utilizzo del software, ma come occasioni per migliorare costantemente l'interazione con l'ecosistema a cui si sta dando vita.