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Le persone in tutto il mondo hanno iniziato a lavorare da casa per limitare la diffusione di COVID-19. Per molti si tratta di una completa novità, trovandosi così di fronte a nuove sfide di comunicazione e collaborazione a distanza. Per coloro che già utilizzano la G Suite, questo è il momento di esplorare tutte le sue funzionalità. Con la G Suite, lavorare da remoto è un gioco da ragazzi!

 

Creare una stanza virtuale (o una chat di gruppo) per il proprio team con la chat di Hangouts

Senza la possibilità di fare una domanda ad alta voce al vicino di scrivania e ricevere una risposta immediata, il rischio è di sentirsi un po’ abbandonati. Fortunatamente con la chat di Hangouts si può vivere esattamente la stessa esperienza rimanendo connessi con i propri colleghi. Inoltre, grazie all’app per smartphone, è possibile restare in contatto anche senza avere il computer a portata.

La chat di Hangouts consente anche di organizzare le conversazioni per thread: questo permette di recuperare una chat in maniera facile e rapida.

Un consiglio: configura Drive bot per ricevere notifiche sui file condivisi direttamente nella chat.

 

Organizzare riunioni giornaliere tramite Hangouts Meet

Usare la chat è un ottimo modo per ottenere risposte rapide, ma è sicuramente più facile mantenere un contatto umano e più personale quando ci si vede e ci si sente: a volte le sfumature si perdono quando ci affidiamo ai messaggi di testo.

Con Hangouts Meet è possibile organizzare ogni giorno una riunione video con il proprio team: un ottimo modo per mantenere i contatti, ma è anche un'occasione per condividere con gli altri ciò su cui stiamo lavorando. È importante evitare di sentirsi isolati solo perché si è lontani dai propri colleghi e aggiornarsi costantemente aiuta a mantenere la concentrazione, specie perché lavorando da casa si hanno distrazioni che in ufficio generalmente non ci sono.

È presente anche la funzione di condivisione dello schermo in modo che tutti possano letteralmente guardare gli stessi contenuti allo stesso tempo. Quando si presenta un piano di progetto o si condivide un calendario di gruppo, l’esperienza sarà talmente autentica che sembrerà di parlare con i propri colleghi come se fossimo tutti nella stessa stanza.

Nel caso un collega non possa partecipare, si può ora usufruire della funzione di registrazione. Per aiutare le persone durante il delicato periodo del COVID-19, Google offre gratuitamente a tutti i suoi clienti le funzionalità avanzate dell’utenza Enterprise!

 

Condividere una to-do-list grazie a Keep

Se si è abituati a condividere determinate attività con i colleghi, è vantaggioso creare una to-do-list e metterla a disposizione in real-time al proprio team tramite Keep. Man mano che si completano le attività dovute, è possibile spuntare gli elementi sulla lista e i membri del gruppo saranno in grado di seguire i progressi altrui.

Se si ha bisogno di una soluzione più efficace, si può creare un piano di progetto in Fogli Google. L’utilizzo delle visualizzazioni filtrate è fondamentale per una sana collaborazione in tempo reale: questa funzionalità infatti permette di filtrare un foglio di lavoro senza impattare il lavoro di colleghi che si trovano sullo stesso file.

 

Collaborare efficacemente con i commenti e la modalità di suggerimento

Se si sta lavorando sullo stesso file con altri colleghi e si deve fornire un feedback, si può beneficiare della funzione commenti o della modalità suggerimento. Con i commenti, è possibile menzionare un collega digitando il segno della chiocciola "@" prima del nome; la persona riceverà quindi il commento direttamente via e-mail e potrà fare clic per accedere alla parte pertinente del documento. Queste e-mail sono dinamiche: ciò significa che lasciando una serie di commenti, il messaggio iniziale verrà automaticamente aggiornato evitando così che altre e-mail vengano inviate inutilmente.

Quando si menziona un collega è anche possibile assegnare un'attività; anche questa azione genererà una e-mail automatica per informare il destinatario. Tutto quello che l'utente deve fare è un clic direttamente sul commento per indicare che l'attività è stata eseguita - non è necessario inviare un'e-mail, il sistema lo farà in automatico per te!
Questo tipo di interazioni sono particolarmente utili se la collaborazione sul documento non avviene in real-time.

Tutte le attività che ti sono state assegnate puoi cercarle direttamente in Drive selezionando “Attività in sospeso”.

Follow up items GIF

 

Rimanere sempre connessi tramite mobile

Lavorando da casa a volte si potrebbe aver bisogno di allontanarsi dal computer e/o di adattare a questa nuova situazione i propri orari di lavoro: ciò accade ad esempio per i genitori che devono gestire i propri figli a casa da scuola alle prese con compiti, tempo libero, ecc. Per restare connesso senza essere perennemente incollato al laptop è consigliabile scaricare sul proprio mobile le diverse applicazioni G Suite, per la maggior parte già installate su smartphone e tablet Android. Le applicazioni sono molto agili ed intuitive: puoi facilmente partecipare a una videochiamata o modificare un file con assoluta semplicità.

 

Utilizzare Google Gruppi ed i Drive Condivisi

Se il proprio team non ha ancora un Drive Condiviso o un Google Group, questo è il momento perfetto per crearli! Google Group fornisce un unico indirizzo e-mail per tutto il team in modo che lo si possa mettere in copia nelle comunicazioni importanti ed essere sicuri che tutti siano sempre al corrente delle novità, senza dover digitare l’indirizzo di ciascun collega e semplificando così la condivisione.

Un Drive Condiviso raccoglie tutti i file del team nello stesso posto, così che nessuno debba perdere tempo a cercare gli elementi che servono. È sempre meglio lavorare su un documento già condiviso piuttosto che tenere i file sul proprio Drive o sul proprio computer e inviare poi diverse versioni dello stesso.

La fantastica funzionalità di cronologia delle versioni, accessibile nel menu File, permette il facile e rapido ripristino delle versioni precedenti del documento. In Google Sheet è disponibile anche la cronologia per cella, permettendo di correggere facilmente piccoli errori.

Sfruttando tutte queste funzionalità, l’esperienza del lavoro da casa sarà più fluida e semplice!

Per ulteriori suggerimenti su come avere successo lavorando da casa, si consiglia questo articolo.

Buona fortuna e state a casa!