Stiamo vivendo una vera tragedia collettiva. Ma al tempo stesso, per un cinico scherzo del destino, una spinta senza precedenti all’evoluzione della società e all’innovazione. Milioni di persone costrette a reinventarsi “smart per decreto”. L’occasione per il digitale, e quindi anche per il cloud, di spazzare via le resistenze, anche quelle degli utenti più ostinati e refrattari al cambiamento.

Quelli con cui noi “nati nel cloud” abbiamo convissuto per anni, in uno strano rapporto di amore-odio. A volte cercando pazientemente di aiutarli a cambiare, e a volte pregustando con un po’ di sadismo il momento in cui l’evoluzione darwiniana avrebbe fatto il suo corso. E li aspettavamo al varco, anche se non avremmo mai immaginato che la storia avrebbe presentato il conto in un modo così drammatico. Ci facevano, ammettiamolo, anche un po’ tenerezza con certi comportamenti.

Quelli che “archivio le mail nel client Outlook così ho 12 livelli di nidificazione delle cartelle, e ci tengo i miei preziosissimi messaggi dal 1988”.

Quelli che “mannaggia mi hanno rubato il PC e adesso come faccio, l’ultima volta che ho fatto il backup è stato quando mi hanno rubato quello prima

Quelli che “si certo lo smartworking sarà una bella cosa, ma cosa vuoi che sia, svegliati alle 4, prendi il Linate delle 6.30 e facciamo una bella riunione 9-12 a Roma in ufficio (che inizia alle 9.30 perché c’era traffico...)”.

Quelli che “no, la webcam ce l’ho ma non la attivo sai, un po’ di privacy e poi la banda e poi... Comunque vai tranquillo che ti seguiamo attentamente”.

Le resistenze si stanno spegnendo rapidamente, ora che è chiaro in quale direzione è andato il mondo. Senza discussione, senza appello, senza nemmeno un “ci servirebbe un po’ di change management”. Un virus e il crescendo rossiniano delle ordinanze e dei decreti ci ha trasformati in campioni dello Smart Working. O così, o ti prendi ferie. Va bene, allora scelgo “così”...

 

Tutto bene quindi? Abbiamo girato pagina? Siamo “smart”?

In teoria sì, se guardiamo ai comportamenti individuali e alla collaborazione destrutturata. Nessuno rimpiange veramente le sveglie all’alba e le riunioni infinite, ci mancherebbe. Peccato che un’azienda sia più di questo. Ci sono le persone, certo. Ma un’azienda è fatta anche di processi. Da quelli “core” a quelli “commodity”, da quelli che cambiano ogni giorno ad altri che devono restare il più possibile stabili e “scolpiti nella pietra” (questi ultimi sempre meno, in effetti).

E loro, i processi, come se la passano in quest’era “smart”? Come funzionano da remoto, senza poter mettere piede in ufficio? E i “progetti”, pietra miliare dell’informatica e della consulenza, che spingono e trasformano i processi verso un luminoso futuro naturalmente anch’esso smart e digitale, che cosa diventano in questo nuovo mondo “virtuale per decreto”? Cosa sta accadendo nelle aziende: si combatte solo per “tenere accesa la luce” o al contrario possiamo fare di necessità virtù, approfittando di questo momento in cui dobbiamo essere tutti “smart per decreto”?

Il primo fenomeno a cui stiamo assistendo un po’ dappertutto è l’esplosione delle care vecchie mail - l’indicatore di entropia aziendale per eccellenza - perché così “almeno lasciamo traccia” in tutte le situazioni in cui non esiste una applicazione a supporto del processo, e la fisicità (carta o presenza) non ha quindi un sostituto immediatamente a disposizione. In parallelo, a peggiorare la situazione, nascono processi nuovi che prima non esistevano.

 

La rivincita dello “shadow IT”

C’è un esempio di qualche giorno fa che merita di essere raccontato.

Un’azienda cliente si è trovata a fare fronte a centinaia di collaboratori che, costretti allo smart working senza preavviso, chiedevano insistentemente il permesso per comprare schermi, tastiere, router wifi: “che faccio, compro e metto in nota spese?”. O, peggio, “compro e faccio mettere in nota spese al collega trasfertista che ha la carta aziendale?”. Il tutto complicato dal non sapere neanche bene chi li avrebbe dovuti autorizzare e con quali regole. Di default il superiore diretto, nemmeno lui però certo di avere le giuste autorizzazioni e deleghe di spesa. Su quale budget, poi?

“Compra, e manda una mail all'ufficio X che poi terrà traccia di tutto in un foglio di calcolo”. E’ la prima pietosa risposta. La rivincita dello “shadow IT”, quell’arte di arrangiarsi nell’era del web che risolve un problema nell’immediato creandone uno molto più grande lungo la strada. Con un gesto che la lingua inglese sintetizza meravigliosamente con: “kick the can down the road”.

Fare un progetto per mettere su un nuovo processo al volo, gestito come si deve da un sistema “approvato dall’IT”? Figuriamoci, già facciamo fatica in tempi normali, cosa pensiamo di riuscire a combinare da remoto?Certo, non parliamo di un processo “core”, ma c’è comunque una bella differenza tra gestire il confinamento a casa di migliaia di colleghi in modo “artigianale” in un turbine di mail, o mettere invece ordine in breve tempo sia nella comunicazione sia nei nuovi flussi autorizzativi.

In effetti questi giorni così particolari hanno stimolato anche noi, spingendoci a fare qualcosa di diverso. Con poche ore di lavoro abbiamo disegnato e messo in produzione un processo completamente nuovo, che ha risolto un problema reale. Usando tecnologie completamente cloud e serverless. Senza pasticciare con codice custom. Senza rimandare inutilmente nel futuro la soluzione del problema, ma al tempo stesso senza prendere scorciatoie dalle conseguenze costose e ingestibili. Permettendo nuove release quotidiane che hanno via via aggiunto nuove funzionalità senza fermare gli utenti nemmeno per un momento.

Vi racconteremo la nascita e i “dietro le quinte” di questo progetto così singolare …